Unser erstes Team-Offsite für dieses Jahr steht an. Ein Wort ist allerdings in diesem Satz neu: erstes. Bisher haben wir einmal im Jahr ein Team-Offsite durchgeführt und den Fokus auf Weiterbildung gelegt.

In 2026 ändert sich das Format etwas und wir werden 4 Offsites durchführen, jedes Quartal eines.

Warum das überhaupt nötig ist

Vor einigen Jahren war unser SWE-Bereich überschaubar. Sieben Entwickler, kurze Wege, man lief sich über den Weg. Informationen kamen von selbst an. Entscheidungen wurden kurz besprochen, weil der Weg zum Kaffeautomaten schon ausreichte.

Das ist vorbei.

Heute sind wir über zwanzig Entwickler, eingebettet in eine Organisation mit etwa 130 Personen. Ich habe neue Strukturen etabliert und meinen Bereich aufgeteilt in zwei Teile, jeweils von einem Product Owner geleitet sowie für unsere gesamte Software-Entwicklung einen gemeinsamen Ausbildungsbereich geschaffen mit eigenem Ausbilder als Verantwortlichen.

Was früher durch Nähe und Zufall funktioniert hat, funktioniert jetzt nicht mehr. Kommunikation benötigt ab einer bestimmten Größe ein strukturelles Fundament. Keine Einladungen, sondern Formate.

Das ist ein wichtiger Unterschied. Ich kann nicht einfach häufiger Mails schreiben oder mehr in Mattermost tippen. Ich brauche Formate, die sicherstellen, dass Informationen ankommen – regelmäßig, verlässlich, und so, dass sie nicht im Rauschen untergehen.

Das Offsite ist so ein Format.

Was hinter dem Town-Hall-Gedanken steckt

Ein Town Hall ist nicht dasselbe wie ein Unternehmens-Event oder eine Jahrespräsentation. Es ist kein Rückblick und keine Motivationsveranstaltung. Es ist eine strukturelle Gelegenheit, gemeinsam dasselbe Bild zu entwickeln – auf das Quartal oder Halbjahr, das vor uns liegt. Gelernt habe ich diesen Begriff bzws. dieses Format von einer meiner ehemaligen FÜhrungskräfte dem CPO, der, aus England kommend, bei uns Town Halls eingeführt hat.

Warum quartalsweise? Weil ein jährliches Format zu träge ist. Prioritäten verschieben sich. Organisationen verändern sich. Wenn ich alle zwölf Monate erzähle, wohin die Reise geht, ist das Bild nach drei Monaten schon veraltet. Vier Mal im Jahr ist die Mindestfrequenz, um Alignment ernstzunehmen.

Was ich mir von diesen Formaten erhoffe, ist kein Informationstransfer im klassischen Sinne. Informationen kann man lesen. Was ein Town Hall leisten soll, ist das gemeinsame Verstehen: Warum haben wir diese Prioritäten? Was hat sich verändert? Welche Entscheidungen haben wir warum getroffen? Das lässt sich nicht in einem Confluence-Artikel abbilden.

Was wir beim ersten Offsite machen

Wir haben drei Blöcke geplant:

Retrospektive. Wir starten damit, ehrlich auf das letzte Jahr zu schauen. Start/Stop/Continue – ein Format, das simpel klingt und in der Praxis oft unbequem ist. Was haben wir gemacht, das uns gebremst hat? Was sollten wir aufhören? Was läuft gut und sollte mehr werden?

Ich weiß, dass das im normalen Alltag nicht funktioniert. Die Hürde ist zu hoch, die Situation zu eng. Im Offsite-Kontext ist das anders – man ist raus aus dem Tagesgeschäft, der Raum ist explizit reserviert für genau solche Gespräche. Das macht es leichter, Dinge auszusprechen, die sonst im Konjunktiv bleiben.

Delegiert habe ich diesen Agendapunkt an meinen ersten Product Owner, der inzwischen schon seit langem die Retros fortführt und weiterentwickelt hat.

Strategie und Bereichsziele. Unser Bereich hat einen eigenen strategischen Auftrag, nicht nur einen Backlog. Was wollen wir als SWE-Bereich in diesem Jahr erreichen? Wie hängt das mit den Unternehmenszielen zusammen?

Ich merke immer wieder, dass Strategie oft in Führungsköpfen steckenbleibt. Das ist ein Problem. Wenn nur die Teamleitungen wissen, warum wir bestimmte Dinge tun, können alle anderen nicht gut entscheiden. Und schlechte Entscheidungen auf operativer Ebene entstehen fast immer, weil der Kontext fehlt. Diesen Kontext herzustellen – das ist einer der Hauptgründe für das Offsite.

Organisatorische Veränderung: Spezialteams. Das ist der Punkt, bei dem am meisten auf dem Spiel steht:

Die Entscheidung, die am meisten verändert, aber eigentlich keine ist

Durch die Entscheidung, dedizierte Product Owner einzustellen, habe ich bereits vor zwei Jahren die Weichen gestellt, meinen Bereich anders zu organisieren.

Früher wurden Entwickler nach Kapazität verteilt. Wer gerade Zeit hatte, bekam das nächste Projekt. Das klingt flexibel – und war es auch. Aber es hatte einen Preis: Wissensinseln und Fokusverlust.

Als ich dazu kam, war die Unzufriedenheit bei unserem Hauptkunden, der Eurobaustoff schon deutlich zu spüren. Mein Vorgänger jonglierte die verschiedenen Projekte, allokierte die Zeiten immer wieder so um, dass er alle Projekte immer wieder ein bischen voranbringen konnte und so die jeweiligen Anforderer vertrösten konnte. Schlussendlich wurde aber nichts rechtzeitig fertig und die Unzufriedenheit stieg weiter.

Verschiebe die Priorisierung dahin, wo sie hingehört

Meine damalige erste Maßnahme war, in mühevoller Kleinarbeit das Bewusstsein zu schaffen, dass wir erfolgreicher sind, wenn sich alle Entwickler nur um ein Thema zeitgleich kümmern. Die Entscheidung aber, welches Thema bearbeitet werden sollte, übergab ich an die verantwortlichen Stakeholder, die ich in regelmäßige Abstimmungstermine holte, um genau diese Priorisierung zu besprechen.

Wachstum im Team benötigt strukturelle Veränderungen

Zurück zur Entscheidung Product Owner einzustellen. Nötig wurde dies durch den kontinuierlichen Wachstum unseres Teams.

Die Entscheidung: feste Heimatteams, mit fachlichen Führungskräften.

Das klingt nach einer einfachen Umstrukturierung. Ist es nicht. Die Frage, die sich sofort stellt: Wer führt diese Teams? Wir sind eine 130-Personen-Organisation. Zusätzliche disziplinarische Führungskräfte für jeden Teilbereich zu schaffen wäre weder realistisch noch sinnvoll.

Meine Antwort darauf: Product Owner und Ausbildungsbetreuer übernehmen die fachliche Führungsrolle.

Der Product Owner entscheidet, was das Team macht und warum. Er kennt den Fachbereich, er kennt die Stakeholder, er kennt die Prioritäten. Das macht ihn zur natürlichen Ansprechperson für alle fachlichen Fragen des Teams – nicht weil ich das so verfügt habe, sondern weil es der Rolle entspricht, die er ohnehin schon hat.

Der Ausbildungsbetreuer übernimmt die strukturierte Entwicklung unserer Auszubildenden. Auch das ist keine neue Aufgabe, aber jetzt mit einer klaren Verantwortung verbunden: Wer betreut, führt auch fachlich.

Was das nicht bedeutet: disziplinarische Verantwortung. Urlaubsgenehmigung, Gehaltsverhandlung, Personalentscheidungen – das bleibt bei mir. Fachliche Führung und disziplinarische Führung sind zwei verschiedene Dinge. Diese Abgrenzung ist wichtig, und ich werde sie im Offsite klar kommunizieren – nicht weil ich es muss, sondern weil Unklarheit hier Gift wäre.

Ziele brauchen Struktur

Ein neues Organisationsmodell ohne neue Kommunikationsformate ist wie ein Bauplan ohne Werkzeug. Deshalb haben wir parallel zwei neue Formate eingeführt: einen wöchentlichen Zieltermin am Freitag und ein regelmäßiges 1:1 zwischen mir und den fachlichen Führungskräften.

Mehr dazu an anderer Stelle. Der Gedanke dahinter ist simpel: Ziele, die nur einmal im Quartal besprochen werden, sind keine Ziele – sie sind Absichten. Damit sie Wirkung entfalten, brauchen sie einen regelmäßigen Anker und eine Person, die Verantwortung dafür übernimmt.

Was ich mir davon erhoffe

Ich wäre unehrlich, wenn ich sagen würde, ich wüsste, wie das alles ausgeht.

Organisationen verändern sich langsam. Formate brauchen Zeit, bis sie verinnerlicht sind. Das erste Offsite wird mit Sicherheit nicht perfekt – und das ist auch nicht der Anspruch. Der Anspruch ist, einen Anfang zu machen.

Wachstum zwingt zur Formalisierung. Das klingt nach Bürokratie, und ich verstehe, warum manche das so hören. Für mich ist es etwas anderes: Es ist Reife. Die Erkenntnis, dass eine Organisation, die wächst, andere Strukturen braucht als eine, die klein ist. Und dass “wir haben das immer so gemacht” kein Argument ist, wenn “das” unter anderen Bedingungen entstanden ist.

Der erste Schritt: alle im selben Raum, mit demselben Bild.

Wenn Du selbst Erfahrungen mit Town Halls oder ähnlichen Formaten gemacht hast – was hat funktioniert? Was würdest Du anders machen? Ich bin neugierig.