Diese Woche war ich in einem zweitägigen Führungskräfte-Training, das sich mit effektiver Kommunikation nach oben beschäftigt hat. Ein Thema hat mich dabei besonders zum Nachdenken gebracht: strukturierte Berichterstattung. Nicht, weil ich bisher keine Berichte geschrieben hätte - ganz im Gegenteil. Aber die Art, wie ich es gemacht habe, war vermutlich nicht optimal.

Die Situation

Seit einiger Zeit führe ich mit meinen Product Ownern regelmäßige monatliche Berichtsmeetings durch. Das Format war bisher ziemlich informell: Ein mündlicher Rundumschlag über die wichtigsten Themen der letzten Wochen, die aktuellen Herausforderungen und was in den nächsten Wochen ansteht. Anschließend habe ich das Ganze in einem Protokoll in Aufzählungsform festgehalten - mehr schlecht als recht strukturiert, wenn ich ehrlich bin.

Das hat auch funktioniert. Mein Chef wusste grob, was in den Teams passiert, und ich hatte das Gefühl, transparent zu kommunizieren. Aber das Training hat mir gezeigt, dass “funktioniert” nicht unbedingt “optimal” bedeutet.

Der Ansatz aus dem Training

Die Trainer haben uns eine ziemlich konkrete Struktur für Berichte an die nächsthöhere Ebene vorgestellt:

Die Ampel als zentrales Element

Grün, Gelb, Rot. Das kennt natürlich jeder, kostet mich aber tatsächlich Überwindung, weil ich das Bedürfnis habe, meinem Gegenüber alle Details mitzuteilen.

Im Training musste ich dann allerdings an Georg Jocham denken, der meine Bedürfnisse auch schon beschrieben hat und einen ähnlichen Rat gegeben hat:

“Komm zum Punkt”

“Gib dem Entscheider, was er braucht”

Strukturierte Inhalte, wie im Training vorgeschlagen

Der eigentliche Bericht sollte dann drei Kernbereiche abdecken:

  • Rückblick der letzten 4 Wochen: Was wurde erreicht? Welche Herausforderungen gab es?
  • Ausblick auf die nächsten 4 Wochen: Was steht an? Welche Risiken sehe ich?
  • Support-Bedarf: Wo brauche ich Unterstützung von der nächsthöheren Ebene?
  • Powerpoint-Folie mit beschränktem Platz, so dass man sich zwangsläufig kurz fassen muss (SChriftgröße ändern gilt nicht)

Quintessenz aus dem Training war:

Cognitive Load für den Empfänger: Meine mündlichen Berichte haben meinen Chef gezwungen, selbst zu filtern und zu bewerten. Bei drei, vier solchen Berichten hintereinander wird das anstrengend. Und ehrlich gesagt habe ich das auch indirekt gemerkt, wenn er zum “passiven Zuhörer” wurde, ein höflicher Zuhörer, der mir die Möglichkeit gegeben hat, zu “labern” :-)

Fehlende Priorisierung: Ohne klare Struktur ging wahrscheinlich manches unter, was wichtig gewesen wäre. Und umgekehrt habe ich Zeit mit Details verbracht, die für den Chef nicht relevant waren.

Nachverfolgung schwierig: Die Aufzählungs-Protokolle waren zwar dokumentiert, aber nicht systematisch. Trends zu erkennen oder den Fortschritt zu verfolgen war mühsam.

Die Umsetzung

Dummerweise (oder glücklicherweise) steht nächste Woche schon wieder mein monatliches Berichtsmeeting an. Die perfekte Gelegenheit, das neue Format auszuprobieren.

Mein Plan sieht so aus:

Neues Format für die Product Owner Berichte

Ampel-Status pro Team/Bereich

  • Grün/Gelb/Rot Bewertung für jeden PO-Bereich
  • Kurze Begründung bei Gelb oder Rot

Standardisierte Berichtspunkte

  • Achievements der letzten 4 Wochen (max. 3 Stichpunkte)
  • Key Challenges (mit konkreten Maßnahmen)
  • Pläne nächste 4 Wochen (Fokus auf das Wesentliche)
  • Support-Requests (konkret und actionable)

Schriftliche Basis vor dem Meeting Statt alles mündlich zu machen, bereite ich eine strukturierte Vorlage vor. Das Meeting wird dann zur Diskussion und Nachfragen genutzt.

Im ersten Gespräch, wurde ich zwar von Powerpoint zu Confluence überredet, da dies aber unser Standard-Dokumentationstool ist, habe ich zugestimmt und werde die Vorteile von Confluence nutzen, aber auf das “Kurzfassen” achten.

Was ich mir davon verspreche

Für meine Vorgesetzten: Schnellerer Überblick, klarere Prioritäten, bessere Entscheidungsgrundlage

Für mich: Strukturierteres Denken, bessere Vorbereitung, klarere Kommunikation meiner Support-Bedarfe

Für die POs: Mehr Sichtbarkeit ihrer Arbeit nach oben, klarere Erwartungen

Fazit

Das Training hat mir wieder mal gezeigt, dass bewährte Praktiken nicht automatisch die besten sind. Nur weil etwas funktioniert, heißt das nicht, dass es nicht noch besser geht.

Die strukturierte Berichterstattung mit Ampel-Status und klaren Bereichen ist kein Hexenwerk - aber sie könnte die Qualität meiner Kommunikation nach oben deutlich verbessern, … Mal schauen.

Nächste Woche werde ich das erste Mal das neue Format ausprobieren. Ich bin gespannt, wie es ankommt - und ob sich die Theorie auch in der Praxis bewährt.